Puede ser desesperante perder información o documentos mientras trabajas y, si no guardaste el documento antes de perderlo, puede ser aún peor. Desafortunadamente, esta es una situación qué pasa con frecuencia cuando trabajamos con Excel o Word. En esos momentos, la herramienta de recuperación automática de Excel puede ayudarte.
Por suerte, Microsoft ha incluido diversas funciones útiles, que te permiten reducir la probabilidad de perder tu información si se cae el sistema, eliminas datos por error, hay un corte de energía, etc.
La empresa ha desarrollado funciones emocionantes y provechosas, como las herramientas de autorecuperación y copia de seguridad automática. Por ello, debes configurar ambas funciones para proteger tu información. Además, las versiones más recientes de Microsoft Office guardan tus archivos directamente en Onedrive.
Como resultado, aún si el disco duro se bloquea, todavía tendrás acceso a tus documentos en línea. Aprendamos un poco más sobre estas funciones.
Parte 1: Recuperación automática de Excel 2019/365 - Guardaste el documento al menos una vez
Imagina que guardaste tu documento una sola vez mientras trabajabas, pero luego lo cierras por accidente y presionas el botón "No guardar". O imagina que Excel se bloquea.
En esos casos, puedes recuperar tus documentos de manera sencilla en Excel para Windows 10. Lo primero que tienes que hacer es ubicar los archivos guardados automáticamente. ¿Cómo los encuentras? Sigue los siguientes pasos para descubrirlo:
Paso 1: Primero, abre el documento de Microsoft Excel.
Paso 2: Dirígete a la pestaña "Archivo" y presiona en "Información".
Paso 3: Busca la opción de "Administrar libro" y selecciona el archivo autoguardado más reciente.
Parte 2: Recuperación automática de Excel 2019/365 - Nunca guardaste el documento
Nota: Microsoft Excel no te notifica si existe una copia reciente del documento.
Imagina que nunca guardaste tu documento mientras trabajabas, pero accidentalmente se bloquea o presionas en el botón "No guardar" sin querer. Si deseas recuperar el archivo autoguardado más reciente, sigue los pasos descritos a continuación:
Paso 1: Abre un documento de Excel en tu sistema.
Paso 2: Dirígete a la pestaña "Archivo" y haz clic en "Información".
Paso 3: Presiona el botón "Administrar libro" y selecciona la opción "Recuperar libros no guardados".
Paso 4: Luego, da clic en el archivo autoguardado más reciente de Excel.
Versiones anteriores de los archivos
Cuando trabajas en un archivo Excel, puedes ver todas las versiones anteriores de tu documento que se guardaron de manera automática en la sección de "Administrar libro".
Paso 1: Dirígete a la pestaña "Archivo" y presiona en "Información".
Paso 2: Podrás ver todas las versiones anteriores de tu documento en cualquier momento.
Nota: Todas las versiones anteriores se borrarán automáticamente cuando cierres el documento de Excel.
Opciones
Si quieres cambiar las opciones de recuperación automática, sigue los siguientes pasos:
Paso 1: Dirígete a la pestaña "Archivo" y presiona en "Opciones". Luego, encuentra la pestaña "Guardar" y dale clic.
Parte 3: Consejo adicional - ¿Cómo realizar una copia de seguridad automática en Excel?
Si eliminas por error tus documentos o estos se bloquean, perderás todo tu duro trabajo, en especial si no tienes una copia de seguridad del archivo. La función de copia de seguridad automática de Excel te permite proteger tu información, al guardar todas las versiones anteriores de tus hojas de cálculo. Déjanos explicarte cómo utilizarla.
Manera 1: Ctrl + S
En Microsoft Excel, la función de recuperación automática está activada por defecto. Por lo que guarda tus archivos automáticamente luego de un intervalo de tiempo específico en una ubicación temporal. Sigue los pasos a continuación para aprender a configurarla:
Paso 1: Dirígete a la pestaña "Archivo" y presiona en "Opciones" de la lista.
Paso 2: Ubica la pestaña "Guardar" de la lista de la izquierda. Dale clic y encuentra la opción "Autorecuperación" en la sección "Guardar libros".
Paso 3: En Excel, tus archivos se guardarán de manera automática cada 10 minutos. Podrás localizar los datos guardados en la "Ubicación de archivo con autorrecuperación".
Paso 4: Luego de que introduzcas datos en la hoja de cálculo, espera 10 minutos sin guardar el documento. Como el intervalo de tiempo para la autorrecuperación está establecido en este plazo, debes esperar al menos 10 minutos para que se guarde tu información.
Paso 5: También, puedes simular un bloqueo en el programa al abrir el Administrador de tareas del equipo y finalizando el proceso de Excel. Luego, vuelve a abrir la hoja de cálculo y verás la opción "Mostrar archivos recuperados".
Paso 6: Dale clic y aparecerá una lista de archivos Excel que puedes recuperar.
Si presionas en uno de los elementos, se abrirá una muestra en Excel de los datos de ese documento. Dentro de todo, esta es una excelente función para lidiar con los problemas que causa un bloqueo de Excel sin haber guardado tus archivos.
El mayor inconveniente de esta herramienta es que los datos autorrecuperados se almacenan en el mismo disco duro. Entonces, si ocurriera algún problema con este disco, perderías todos tus archivos.
Es mejor que configures la ubicación para separar la localización de los archivos del disco duro.
Nota: Microsoft Excel eliminará la información autorrecuperada de manera automática en los siguientes escenarios:
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Cuando guardas manualmente el archivo o utilizas la opción "Guardar como".
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Cuando cierras el documento de Excel sin verificar si se ha guardado o no.
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Cuando desactivas la función de Autorrecuperación del libro o del programa.
Por lo tanto, cuando guardes un archivo, la información autoguardada se eliminará de manera automática. Además, si cierras la hoja de cálculo manualmente sin guardar el documento, también perderás los datos.
Manera 2: Habilita la copia de seguridad automática
La mayoría no conoce la función de copia de seguridad automática Para usarla, sigue los siguientes pasos:
Paso 1: Primero, guarda el documento para que aparezca el cuadro de diálogo "Guardar". Cuando lo hayas guardado, dirígete a "Archivo" y, luego, a "Guardar como". Después, elige una ubicación. Aparecerá el cuadro de diálogo "Guardar como".
Paso 2: Da clic en la opción "Herramientas", que se encuentra a la derecha de "Guardar". Encontrarás algunas opciones. Luego, haz clic en "Opciones generales" y se abrirá una pequeña ventana con más alternativas.
Paso 3: Ahora, marca la casilla "Crear siempre una copia de seguridad". Después, haz click en "Aceptar". De ahora en adelante, cuando guardes una hoja de cálculo de Excel, se creará un documento de respaldo con la extensión ".xlx".
Nota: Cuando guardes una hoja de Excel por primera vez, los archivos serán los mismos. Si editas el documento original y lo vuelves a guardar, la copia seguirá siendo la misma del primer guardado.
Sin embargo, si guardas el archivo por tercera vez, la copia de seguridad se actualizará con la información del segundo guardado.
Entonces, el documento de respaldo será siempre la versión anterior del documento actual. Por lo tanto, si realizaste algunos cambios en el documento y lo guardaste, pero luego quieres tener la versión anterior sin cambios, puedes abrir la copia de seguridad.
Podrás ver la copia guardada en la misma ubicación que el original y no hay manera de cambiarlo.
Conclusión
Cuando habilitas las funciones de copia de seguridad y recuperación en Microsoft Excel, evitarás perder información y archivos importantes. Entonces, lo mejor sería que utilices un almacenamiento en la nube, como Onedrive, donde podrás encontrarás tus archivos de Excel autoguardados.
Actuará como una red de seguridad para cuando tu computadora se bloquee u ocurran fallos catastróficos. Podrás abrir y guardar de manera rápida los documentos de Excel en Onedrive. Además, Microsoft Excel y OneDrive trabajan de la mano para sincronizar tus documentos utilizando la herramienta de autorrecuperación.
También, te permitirá trabajar con distintas personas al mismo tiempo con en documentos compartidos. Por ejemplo, cuando cuando tú y otra persona realicen cambios en la hoja de cálculo, Onedrive hará un seguimiento de las versiones de manera automática. Ya no tendrás que guardar múltiples copias del mismo archivo.