Hacer Copia de Seguridad de Microsoft Office Antes de Reformatear el Disco Duro.

Alfonso Cervera

Jul 11, 2023 • Categoría: Copia de Seguridad • Soluciones probadas

La suite Microsoft Office ofrece programas que son utilizados por millones de usuarios diariamente, quienes disfrutan de una amplia gama de programas que los ayudan a realizar tareas de ofimática como diseño, redacción, bases de datos, etc. Muchos usuarios trabajan con un sinfín de documentos, de los que es necesario hacer una copia de seguridad, ya que el hecho de perderlos o borrarlos accidentalmente puede suponer un dolor de cabeza. Aquí verás varias alternativas sobre cómo hacer una copia de seguridad para que todos tus archivos de Office estén a salvo y sin riesgo de ser borrados, incluso si formateas tu disco duro.

Copia de Seguridad de Microsoft Office Antes de Reformatear el Disco Duro

La mayoría de los usuarios no acostumbran a hacer una copia de seguridad de sus archivos porque no es una práctica habitual para ellos y depositan su confianza en el disco donde se almacena la información, lo cual es comprensible porque este tipo de dispositivos tienen una vida útil de bastantes años. Por otro lado, olvidan que los discos duros pueden fallar en cualquier momento debido a diversos factores, por lo que es muy recomendable y casi protocolario, hacer una copia de seguridad de todos los archivos, incluidos los de Microsoft Office.

¿Por Qué Es Necesario Hacer Una Copia De Seguridad De Microsoft Office?

• Seguridad: Tener una copia de seguridad de tus documentos de Microsoft Office automáticamente te permite despreocuparte de lo que pueda pasar con tus archivos originales, tener una copia de ellos te da un margen de error en caso de que los elimines por error, o se corrompan.
• Portabilidad: Si haces una copia de seguridad de tus archivos de Microsoft Office en una memoria flash o incluso en un disco, te permite transportarlos a cualquier otra computadora o mantenerlos en tu disco duro si actualizas tu computadora.
• Practicidad: Si realizas una copia de seguridad en línea (comúnmente en servicios "en la nube"), mantendrás tus documentos actualizados y respaldados sin necesidad de un dispositivo extra, lo que te evita tener que cuidar ese aparato y sin preocuparte de que pueda fallar. El único detalle es que este tipo de servicio tiene un límite de almacenamiento, si necesitas más, se suele cobrar una renta fija mensual.

¿Cómo Hacer una Copia de Seguridad de Microsoft Office Antes de Formatear el Disco Duro?

Si necesitas formatear tu disco duro, tus documentos de Microsoft Office pueden ser la principal preocupación, ya que serán eliminados después de completar el proceso, por lo tanto, necesitas hacer una copia de seguridad. A continuación, te mencionaré las diferentes copias de seguridad que puedes hacer para que tus documentos de Word, Excel, Access, PowerPoint y el resto de las aplicaciones de Microsoft Office estén a salvo:

• Copia de seguridad en un dispositivo de almacenamiento: Puedes hacer una copia de seguridad en una unidad flash, una unidad de estado sólido o cualquier otro dispositivo de almacenamiento que no sea tu disco duro. Esto resulta bastante práctico y todo lo que tienes que hacer es copiar y pegar todos tus archivos en la unidad correspondiente.
• Crea una partición en tu disco duro: Si formateas tu disco duro, toda tu información se perderá; sin embargo, si haces una partición, en ella puedes enviar tus documentos para que se almacenen en ella. De esta manera, al formatear tu dispositivo, sólo se perderá la información de la partición original (donde está instalado el sistema operativo), pero los datos de las otras particiones quedarán intactos. Cabe mencionar que, si el disco duro se daña, en este caso, toda la información, sin importar dónde se encuentre, puede perderse o verse afectada.
• Utilizar un programa o plataforma de almacenamiento en línea ("nube"): Hay bastantes plataformas y programas informáticos en línea que te permiten mantener una copia de seguridad de tus archivos. Microsoft Office tiene "One Drive", que te da hasta 5 GB de almacenamiento gratuito. Si necesitas más espacio, tendrás que pagar una cuota mensual o anual para que tus archivos se mantengan en la plataforma.
• Time Machine (sólo para usuarios de Mac): Es un dispositivo que realiza copias de seguridad automáticas en discos externos. La copia de seguridad se realiza cada hora, diariamente o semanalmente, dependiendo de la comodidad y necesidades del usuario.
• NAS (Network-attached Storage): Es un servidor que realiza copias de seguridad de los archivos en redes compartidas, lo que resulta muy práctico y fiable en lugares donde se trabaja con varias computadoras y se necesita una base de datos de lo que se trabaja. Este dispositivo es habitual en empresas y oficinas, aunque progresivamente se ha ido popularizando en los hogares donde se trabaja desde casa.
• Programa especializado: UBackit es una herramienta que te ayudará a realizar copias de seguridad de forma eficaz y sencilla. La interfaz de usuario es muy dinámica e intuitiva, por lo que podrás realizar copias de seguridad de cualquier tipo de información con sólo unos pocos clics. A continuación te mostraré cómo hacer una copia de seguridad de una carpeta con este programa.

Copia de Seguridad de Microsoft Office Antes de Reformatear el Disco Duro en Windows 10

Paso 1: Inicia Wondershare UBackit.

Paso 2: Selecciona la Carpeta de Microsoft Office del Disco Duro.

Paso 3: Elige el Destino de la Copia de Seguridad.

Paso 4: Establece una Copia de Seguridad Automática.

Puedes elegir hacer una copia de seguridad de tu programa de Microsoft Office diariamente, semanalmente, mensualmente o incluso sin parar.

Paso 5: Inicia El Proceso de Copia de Seguridad.

Consejos de Estrategia de Copia de Seguridad de Datos 3-2-1

Aunque son confiables, ningún método de almacenamiento resulta ser 100% seguro, ya que pueden surgir fallas técnicas o informáticas que dejen en riesgo tus archivos. A continuación te mencionaré una estrategia que te ayudará mucho a mantener toda tu información a salvo, esta se llama "Consejos de Estrategia de Copia de Seguridad de Datos 3-2-1" y te diré de qué se trata.

• Crea tres copias de tus datos para que ningún acontecimiento pueda acabar con todo: Hacer tres copias de seguridad de tus documentos de Microsoft Office suena exagerado, pero supongamos que pierdes el pendrive donde guardabas tu información y tu disco duro deja de funcionar. Tienes que estar prevenido para que tres copias de seguridad sean indicadas y así, en caso de un evento desafortunado, tu información no se verá afectada.
• Guárdalas en dos formatos diferentes, como una unidad interna y un soporte externo (disco, USB, nube, etc.): Es importante utilizar una opción de copia de seguridad diferente e independiente, un ejemplo práctico sería guardar tus archivos en una memoria flash, en un disco duro externo y en una "nube". De esta forma, si ocurre algún imprevisto, es prácticamente imposible que se eliminen todas tus copias de seguridad.
• Guarda una copia fuera de las instalaciones para protegerte de desastres físicos como robos, incendios o inundaciones: Es importante tener en cuenta que pueden ocurrir accidentes y desastres. No hace falta que te imagines el peor de los escenarios, muchas veces, las personas pierden su información cuando derraman un vaso de agua sobre sus computadoras o usan la computadora mientras hay una tormenta. Las variaciones de voltaje o los cortes de energía repentinos pueden dañar irreversiblemente tu disco duro u otros componentes de tu computador. Es para este tipo de situaciones que es recomendable tener un plan B. Hacer copias de seguridad de tus archivos de forma esporádica en pendrives o en una nube es una excelente forma de evitar la pérdida de información y es siempre recomendable.

Conclusión:

Formatear un disco es una excelente forma de mantener tu equipo en buen estado, pero debes recordar que este proceso eliminará toda la información que esté almacenada en él y por esta razón, debes hacer una copia de seguridad de tu información antes de realizar este proceso. Hacer una copia de seguridad de tu información es bastante sencillo y puedes hacerlo de varias maneras, sin embargo, utilizando un programa especializado como Wondershare UBackit podrás programar procesos de copia de seguridad automáticos para las carpetas que desees, minimizando el riesgo de pérdida de información y corrupción de datos mientras mantienes tu información bien organizada.