Formas de habilitar macros en Excel y desactivarlas cuando sea necesario

Microsoft Excel se ha convertido rápidamente en una aplicación imprescindible para el análisis de datos, modelos financieros y otras computaciones y cálculos empresariales, pero muchos usuarios desconocen las funciones de automatización de la aplicación. En concreto, solo unos pocos usuarios utilizan las macros de Excel y las funciones de código VBA, que pueden aumentar significativamente tu productividad y eficiencia.

La guía de hoy te mostrará qué son las macros y cómo pueden ayudar en tu flujo de trabajo, proporcionará cinco métodos para habilitar macros en Excel y te enseñará cómo desactivarlas cuando no sean necesarias. Además, también te mostraremos cómo prevenir posibles pérdidas de datos causadas por las macros de Excel.

Nota: Si eres usuario de Mac, esta guía te ayudará a habilitar y deshabilitar macros en Excel.

Macros en Excel

Antes de adentrarnos en los diferentes métodos para activar y desactivar macros en Excel, primero debemos hablar brevemente sobre qué son las macros, para qué se utilizan y qué beneficios aportan a los entusiastas de las hojas de cálculo.

¿Qué son las macros de Excel?

En su esencia, las macros de Excel son un conjunto pregrabado de comandos que automatizan tareas tediosas en Excel y simplifican el flujo de trabajo en tus hojas de cálculo. Utilizan el lenguaje de programación Visual Basic for Applications que entiende Excel, abreviado como VBA, por lo que son conocidas como códigos VBA.

Beneficios de habilitar las macros en Excel

Como «scripts» pregrabados que realizan tareas en Excel con solo un clic de botón, las macros aportan diversos beneficios a los usuarios que trabajan en Excel:

• &#9200 Ahorra tu tiempo: Al poder invocarse mediante accesos directos de teclado y realizar múltiples acciones en unos pocos clics, las macros pueden aumentar significativamente la eficiencia y productividad, ahorrando tiempo a los usuarios para otras tareas en Excel.
• &#128640 Evitar tareas repetitivas: Las macros de Excel son excelentes para reducir la cantidad de tareas tediosas en las hojas de cálculo, ya que pueden automatizar múltiples acciones con solo unos pocos accesos directos.
• &#128295 Reducir errores humanos: Independientemente de tus habilidades en Excel, aún puedes cometer errores como humano. Por el contrario, las macros no pueden cometer errores y pueden generar análisis más precisos al reducir la intervención humana y, por lo tanto, los errores.
• &#127919 Simplificar el formateo de hojas de cálculo: Las macros son fantásticas para el formateo de hojas de cálculo y la creación de gráficos, siendo ampliamente utilizadas por la mayoría de los usuarios de Excel para estas funciones.

En esencia, las macros hacen que sea fácil gestionar datos, tablas dinámicas y organizar tus hojas de cálculo mientras ahorras tiempo. Veamos cómo puedes habilitarlas en Excel.

¿Cómo habilitar macros en Excel?

Ahora que sabemos más sobre las macros de Excel y sus ventajas para simplificar y automatizar la carga de trabajo en las hojas de cálculo, vamos a sumergirnos de inmediato en los cinco métodos para habilitarlas en Excel. Estos cinco métodos funcionan en Excel 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2010 y Excel 2007.

Habilitar macros en Excel utilizando el Aviso de seguridad para un solo libro

Dado que las macros pueden representar un riesgo para los datos de Excel, al abrir un libro que las contiene, se mostrará una advertencia de seguridad que te pedirá habilitar las macros. Esta es una de las formas más básicas de activar las macros en Excel y solo requiere que realices lo siguiente:

1. Abre Microsoft Excel y selecciona la pestaña Archivo en la esquina superior izquierda.
2. Ve a Abrir y carga un libro que tenga las macros habilitadas.
3. Haz clic en Habilitar contenido en la advertencia de seguridad cuando el libro se cargue.

   

4. Confirma tu elección seleccionando Habilitar macros en la ventana emergente.

   

Recuerda leer cuidadosamente la advertencia sobre fuentes de confianza, ya que habilitar macros en documentos cuyo origen no estás seguro puede ser catastrófico para tus otros archivos XLS.

Habilitar macros en Excel utilizando la Vista Backstage para un solo libro

La Vista Backstage es otra excelente forma de habilitar las macros de Excel para un libro específico. Aquí te explico cómo puedes usarla:

1. Inicia Microsoft Excel y ve a la pestaña Archivo.
2. Dirígete a Información y haz clic en Habilitar contenido.

   

3. Selecciona Habilitar todo el contenido, lo cual convierte el documento en confiable y permite que las macros se ejecuten en ese libro específico.

Al igual que con el método de advertencia de seguridad, solo debes hacer clic en Habilitar todo el contenido si estás seguro acerca de la legitimidad y el origen de los archivos XLS que estás utilizando.

Habilitar macros en Excel para una sesión utilizando las opciones de seguridad de Microsoft Office

Dado que las macros de Excel pueden ser catastróficas para tus archivos XLS cuando se usan incorrectamente, la aplicación Excel también ofrece una manera de habilitarlas para una sola sesión, de modo que no olvides desactivarlas cuando no sean necesarias. Este método utiliza pasos similares al anterior, pero te permite ajustar cuánto tiempo estarán habilitadas las macros. Aquí te explico cómo puedes utilizarlo:

1. Abre Microsoft Excel y ve a la pestaña Archivo en la esquina superior izquierda.
2. Dirígete a Información y haz clic en Habilitar contenido.

   

3. En esta ocasión, haz clic en Configuración avanzada.
4. Selecciona la opción Habilitar contenido para esta sesión y haz clic en Aceptar.

   

Habilitar macros para un uso único es perfecto para archivos XLS que deseas investigar antes de convertirlos en documentos confiables, como en nuestro método anterior.

Permitir macros en Excel en todos los libros mediante el Centro de confianza

Excel también cuenta con un área de configuración de seguridad dedicada llamada Centro de confianza. Los usuarios pueden encontrar diversas configuraciones de seguridad, incluida la ejecución de códigos VBA o macros. Esto convierte al Centro de confianza en un excelente método alternativo para permitir macros en Excel, y aquí te explico cómo puedes usarlo para habilitar macros en todos tus libros de Excel:

1. Inicia Microsoft Excel y haz clic en la pestaña Archivo.
2. Selecciona Opciones en la parte inferior, toca Centro de confianza y haz clic en Configuración del Centro de confianza.

   

3. Localiza y haz clic en Configuración de macros en el lado izquierdo de la ventana.
4. Selecciona la opción Habilitar todas las macros y haz clic en Aceptar.

   

Recuerda que utilizar el Centro de confianza habilita las macros en todos tus libros, lo que te expone a un riesgo más significativo. Es por eso que la aplicación Excel te advierte que esto no se recomienda debido al código VBA potencialmente peligroso.

Utilizar una ubicación de confianza para activar permanentemente las macros en Excel

Finalmente, también existe la opción de habilitar permanentemente las macros de Excel en ubicaciones específicas del ordenador o de la red, lo que te permite agregar ubicaciones de confianza en lugar de ajustar la configuración global de macros. Una vez más, el Centro de confianza de Excel es el lugar que deberás visitar, y así es cómo puedes utilizar su función Ubicaciones de confianza:

1. Abre Microsoft Excel, ve a la pestaña Archivo y haz clic en Opciones.
2. Dirígete a Centro de confianza > Configuración del Centro de confianza > Ubicaciones de confianza.
3. No se recomienda modificar las ubicaciones de confianza predeterminadas, y en su lugar, puedes agregar tus propias ubicaciones. Haz clic en el botón Agregar nueva ubicación para hacerlo.

   

4. Haz clic en Examinar y agrega una ubicación de tu elección. Debes seleccionar la opción «Las subcarpetas de esta ubicación también son de confianza» antes de hacer clic en Aceptar.

   

Esta opción es muy recomendable, ya que te permite guardar archivos XLS con código VBA o macros en una ubicación específica. Estos archivos serán los únicos que pueden ejecutar macros, lo que te permite habilitarlos sin modificar la configuración de seguridad de Excel y sin exponerte a un riesgo significativo de pérdida de datos.

¿Cómo desactivar todas las macros en Excel?

Si ya no necesitas las macros de Excel y deseas desactivarlas por completo, una excelente manera de hacerlo es, una vez más, a través del Centro de confianza de Excel. Puedes seguir estos pasos para desactivar las macros en Excel:

1. Abre Excel y haz clic en la pestaña Archivo.
2. Haz clic en Opciones en la esquina inferior izquierda.
3. Haz clic en Centro de confianza > Configuración del Centro de confianza.

   

4. Selecciona Configuración de macros y elige Desactivar todas las macros sin notificación.

   

5. Toca Aceptar cuando hayas terminado.

Es importante señalar que el Centro de confianza también te permite desactivar las macros de Excel con notificaciones o desactivar todo excepto las macros firmadas digitalmente, que son códigos y macros VBA en los que puedes confiar.

Posibles problemas al usar macros en Excel

Habilitar las macros conlleva varios avisos de seguridad y notificaciones de «no recomendado» en Excel, y esto está relacionado con los riesgos asociados al uso de macros. Por lo tanto, se recomienda seguir prácticas seguras para garantizar la seguridad del archivo XLS y la funcionalidad de las macros. Hemos proporcionado algunos consejos para ello:

Probar macros en archivos no importantes

Es altamente recomendable tener un archivo XLS de prueba aleatorio con fines de prueba, especialmente cuando no puedes confirmar la confiabilidad de la fuente de la macro. Un archivo de este tipo te permitirá probar la función de la macro y examinar su código VBA para asegurarte de que sea seguro para tus tareas y datos importantes.

Mantén actualizada tu ordenador

Las macros pueden ser portadoras de virus y malware, y estos códigos VBA peligrosos pueden penetrar fácilmente en ordenadores más antiguos con sistemas operativos desactualizados y herramientas antivirus obsoletas. Por lo tanto, mantener tu PC actualizado con las últimas actualizaciones de seguridad del sistema operativo y contar siempre con la versión más reciente del software antivirus con definiciones de virus actualizadas es crucial al manejar archivos habilitados para macros, especialmente si provienen de fuentes no confiables.

Utilizar una aplicación de recuperación de datos

Las macros no probadas y no validadas pueden provocar pérdida de datos cuando se utilizan con archivos XLS incorrectos, especialmente si las macros están diseñadas para realizar cambios en los datos de Excel en tus hojas de cálculo. Sin embargo, una aplicación dedicada a la recuperación de datos como Wondershare Recoverit puede revertir dichas pérdidas de datos.

Aquí tienes cómo puedes usarlo en caso de pérdida de datos causada por macros:

1. Inicia Wondershare Recoverit y selecciona Discos duros y ubicaciones.

   

2. Selecciona la unidad de disco que almacena los archivos XLS habilitados para macros. La aplicación escaneará automáticamente en busca de datos perdidos.

   

3. Puedes utilizar diversos filtros de archivos y agregar palabras clave para buscar datos específicos de Excel.

   

4. Wondershare Recoverit te permite previsualizar archivos para verificar su integridad antes de recuperarlos. Puedes pausar o detener el escaneo y hacer clic en Recuperar para guardar los archivos de Excel descubiertos cuando estés listo.

   

Wondershare Recoverit puede ayudarte ya sea que estés tratando con cambios recientes no guardados, archivos de Excel perdidos, datos de XLS eliminados o pérdida de datos causada por macros. La aplicación es compatible con más de 500 situaciones de pérdida de datos y funciona maravillosamente con documentos, audio, imágenes y vídeos, admitiendo más de 1000 tipos de archivos.

Puedes utilizarlo en discos duros internos, USB, dispositivos de almacenamiento externo, servidores NAS y más, ya que la aplicación es compatible con más de 2000 dispositivos de almacenamiento, convirtiéndola en una herramienta increíble para enfrentar situaciones de pérdida de datos.

Conclusión

Habilitar las macros puede mejorar significativamente tu experiencia en Excel, aumentando tu productividad y eficiencia, y puedes hacerlo para libros de trabajo individuales o para todos los archivos. El aviso de seguridad y la Vista de Backstage de Excel gestionan la configuración de macros para un libro de trabajo o sesión específicos. El Centro de confianza y la Ubicación de confianza de la aplicación te permiten habilitar macros en Excel para todos los documentos o desactivarlos por completo.

Debido a sus capacidades de modificar archivos, las macros vienen con varias advertencias, y si estás manejando archivos habilitados para macros de fuentes no verificadas, es mejor seguir las prácticas seguras mencionadas anteriormente.

Estas prácticas incluyen probar la macro en archivos XLS no importantes, mantener el sistema operativo y el antivirus actualizados, y utilizar una aplicación dedicada de recuperación de datos como Wondershare Recoverit si una macro provoca pérdida de datos.