¿Desea guardar sus buzones de correo de Microsoft Office 365 o Exchange Online en un archivo Archivo PST (Personal Storage Table)? Muchas organizacionesexportan archivos Exchange Online a archivos PSTpor motivos de copias de seguridad periódicas, migración, cumplimiento de normativas o motivos legales.
Esta guía paso a paso cubre la exportación de archivos PST de Office 365 (Exchange Online) mediante PowerShell, la herramienta de eDiscovery PST y Outlook, e introduce los pros y contras del software de terceros. Antes de entrar en materia, veamos las ventajas deexportar PST de Office 365.
En este artículo
Beneficios de exportar buzones de correo de Office 365 a PST.
La exportación de PST desde los buzones de correo de Office 365 es beneficiosa por varias razones, incluyendo:
- Seguridad- La pérdida de datos puede ocurrir debido a amenazas de ciberseguridad u otros problemas, pero guardar tus buzones en una unidad local mantendrá tus archivos a salvo.
- Ahorro de espacio de almacenamiento – si realiza copias de seguridad de sus buzones de correo en archivos PST locales (que ocupan menos memoria), dispondrá de más espacio en su cuenta de Exchange Online (suponiendo que los elimine del almacenamiento online). Ahorrarás tanto espacio de almacenamiento como dinero.
- Migración de correo electrónico - Exportar sus buzones de correo a archivos PST es perfecto cuando se cambia a otro cliente de correo electrónico u ordenador. No tendrás que preocuparte por la pérdida de comunicaciones y datos.
- Cuestiones legales y de cumplimiento – todas las empresas deben realizar copias de seguridad y archivar correos electrónicos y otros datos críticos para cumplir diversas normativas. Las copias de seguridad también son cruciales a la hora de proporcionar los registros necesarios durante juicios u otras disputas legales.
Aquí están todos los métodos para exportar tus buzones de correo desde Office 365 o Exchange Online a PST.
Método 1. Exportar PST desde Office 365 utilizando la herramienta eDiscovery PST.
Si desea exportar su buzón de Exchange Online, la herramienta eDiscovery Export PSTes un método que puede probar. Es una característica integrada de Microsoft Office 365 para buscar, recopilar y guardar buzones de correo en archivos PST.
Nota: eDiscovery limita los archivos PST exportados a 10 GB. Puede exceder el límite, en cuyo caso eDiscovery dividirá su archivo PST en múltiples archivos más pequeños para garantizar la calidad. Además, la exportación de archivos más grandes aumenta el riesgo decorrupción de archivos PST.
A continuación se explica cómo exportar buzones de Office 365 a PST mediante eDiscovery:
- Inicie sesión enGestor de cumplimiento de Microsoft Purviewpara establecer permisos y funciones de usuario para eDiscovery. Seleccione Permisos en el panel de navegación de la izquierda, pulse Centro de cumplimiento para expandirlo y haga clic en Funciones.
- Escribe "ediscovery" en la barra de búsqueda para que no tengas que desplazarte hacia abajo para encontrarlo. Haga clic en la casilla para seleccionarGestor de eDiscovery
- Revisa lasFunciones asignadaspara comprobar si incluyen la opción Exportar. Haga clic enEdit role group para añadir la funciónExportsi es necesario. A continuación, haga clic en Editar en eAdministrador de Discoverypara añadir una cuenta de administrador y poder exportar buzones de Office 365 a PST mediante eDiscovery. Haga clic enCerrar.
- Vaya aBúsqueda de contenidoen el panel de navegación izquierdo, seleccione la pestaña Búsqueday haga clic en Nueva búsqueda.
- Escriba el nombre del buzón de Office 365 en el cuadroNombrey haga clic enSiguiente.
- Cambia el interruptor a Activadoen la sección Buzones de Exchange En la sección Incluidos, haga clic en Elegir usuarios, grupos o equipos.
- Escriba el nombre del buzón de Office 365 en el cuadro de búsqueda Buzones de Exchange.
- Buscar buzones para exportar pst de exchange onlineHecho.
- Eso es todo para la secciónUbicaciones, así que haz clic enSiguiente.
- Omita la sección Conditionssi desea exportar todo el buzón. De lo contrario, busca datos específicos agregando palabras clave relevantes, lenguaje de consulta y condiciones como tipo de archivo, fecha, tamaño, asunto, etc. Haga clic en Siguiente
- Revise su búsqueda de contenidos, edite lo que sea necesario y haga clic enEnviar
- Cuando aparezca la siguiente ventana, haga clic en Listo.
- Vaya aBúsqueda de contenidoen el panel de navegación izquierdo del Administrador de cumplimiento y haga clic en su nuevo buzón.
- Verás el resumen, el estado que muestra una búsqueda completada y el menú desplegable Acciones.
- Haz clic enAccionesy seleccionaExportar resultadosen la lista desplegable.
- Seleccione los resultados de búsqueda deseados de las tres Opciones de salida y elija cómo exportar el contenido de Exchange a PST. Recomendamos dejar la opción por defectoUn archivo PST para cada buzónya que es la más cómoda. Haga clic enExportar
- Vuelve aBúsqueda de contenido y navega hasta la pestañaExportarpara descargar tu archivo de exportación de buzón a PST de Office 365. Haga clic en el buzón creado.
- En la secciónClave de exportación, haga clic enCopy to clipboardporque necesitará la clave para instalar la herramienta Microsoft Office 365 eDiscovery Export Tool. HitDescargar resultados
- Recibirás una advertencia si no utilizas Internet Explorer o Microsoft Edge. Obtén la extensión ClickOnce de Microsoft si no deseas cambiar a un navegador web compatible. Una vez que todo esté en orden, haz clic de nuevo enDescargar resultados. Aparecerá un mensaje preguntándole si desea abrir el archivo, así que haga clic en Abrir.
- Aparecerá una advertencia de seguridad preguntando si deseas instalar la herramienta de exportación de eDiscovery. Haz clic enInstalar para iniciar el proceso.
- eDiscovery se iniciará una vez que se complete la instalación. Pegue la clave de exportación que ha copiado en el portapapeles, elija dónde desea descargar el buzón de Office 365 y haga clic enIniciar
- Es posible que debas esperar un tiempo para descargar tu buzón de Office 365, dependiendo de su tamaño. Haz clic en Cerrarcuando finalice la descarga.
¡Eso es todo! Exportar PST desde Office 365 utilizando eDiscovery tomó un tiempo, pero valió la pena el esfuerzo. Ahora tienes tu buzón en tu computadora y más espacio en tu servidor de correo.
Método 2. Exportar buzones de Office 365 a PST con Outlook.
Microsoft Outlook es otra herramienta para acceder a correos electrónicos de Exchange Online y exportar buzones de Office 365 a PST. Aquí tienes los pasos para utilizarlo:
- Inicie la aplicación Outlook en su ordenador.
- Vaya aArchivo > Añadir cuentapara añadir su buzón de Office 365 a Outlook.
- Si utiliza Outlook 2003 o 2010, escriba su nombre, dirección de correo electrónico y contraseña y haga clic en Siguiente > Aceptar > Finalizar Las versiones más recientes sólo requieren introducir la dirección de correo electrónico y hacer clic en"Connectar
- Ve aArchivo > Abrir y Exportary elige la opciónImportar/Exportar
- Selecciona Exportar a un archivo en el cuadro de diálogo y haz clic en Siguiente.
- Haz clic en la opción Archivo de datos de Outlook (.pst) y pulsa ''Siguiente
- Seleccione la carpeta del buzón de Office 365 que desea exportar, marque la casilla Incluir subcarpetas y haga clic en Siguiente.
- Elija dónde exportar el archivo PST, seleccione la opción deseada en relación con los duplicados y pulse Finalizar.
- Outlook le pedirá que cree una contraseña opcional para su archivo PST. Tanto si añades uno como si haces clic en Cancelar, la exportación se iniciará y guardará rápidamente el buzón deseado en tu PC.
Eso es todo para exportar tu buzón de correo de O365 a PST con Outlook. Es la forma más sencilla de hacerlo, no requiere experiencia técnica.
Método 3. Exportar buzones de correo de Office 365 a PST utilizando PowerShell.
PowerShellPowerShell es el programa de Microsoft para automatizar y configurar tareas en sistemas Windows utilizando su lenguaje de script. Posee una interfaz de línea de comandos (CLI) que requiere el uso de comandos específicos, llamados cmdlets (command-lets), para realizar diversas acciones, como la exportación de buzones de correo de Exchange Online.
Puedes exportar rápidamente un buzón de correo de O365 a PST con PowerShell. La exportación de buzones de Exchange Online a PST con PowerShell requiere experiencia técnica, pero la siguiente guía paso a paso te ayudará a realizarlo sin contratiempos.
- Inicie PowerShell en su PC Windows pulsando la teclaWindows + Rpara abrir el cuadro de diálogoEjecutar. A continuación, escribaPowerShelly pulseEntrar
- Escriba el siguiente cmdlet y pulseEntarpara ejecutarlo:
$UserCredential = Get-Credential - Ingresa el nombre de usuario y la contraseña de tu cuenta de administrador de Microsoft en el cuadro de diálogo.
- Ejecute el siguiente cmdlet:$Session =
= Nueva-PSSession -NombreConfiguración Microsoft.Exchange -ConnectionUrl https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -utenticación Básica -AllowRedirection - Ejecute este cmdlet a continuación
:Importar-PSSession $Sesión - Tras establecer la conexión necesaria, ejecute el siguiente cmdlet para obtener derechos de acceso al buzón deseado (introduzca las direcciones de correo electrónico correctas entre comillas):
Add-MailboxPermission -User su dirección de correo electrónico" -Identity "dirección del buzón de destino" - -AccessRights FullAccess -InheritanceType Todos - Inicie sesión en Outlook con su dirección de correo electrónico y espere a que aparezca la dirección del buzón de destino en el panel de navegación de la izquierda.
- Vaya aFile > Página de información > Configuración de la cuenta
- SeleccionaConfiguración de la cuenta, haz clic en la cuenta de Exchange Online en la pestañaCorreo electrónico, seleccionaCambiar, y pulsa la casillaUsar modo de intercambio en cachépara activarlo.
- Exporte el buzón a PST mediante la opciónImportar/Exportarde Outlook (pasos 4-9 de la sección anterior).
- Una vez finalizada la exportación de PST de Exchange Online con PowerShell y Outlook, elimine los derechos de acceso en PowerShell con el siguiente cmdlet (introduzca las direcciones de correo electrónico correctas entre comillas):
Remove-MailboxPermission -User "su dirección de correo electrónico" -Identity "dirección del buzón exportado" -AccessRights FullAccess - El último paso es finalizar la sesión PowerShell con el siguiente cmdlet:
Remove-PSSession $Session
¡Eso es! Puede parecer complejo, pero lograrás tu objetivo en cuestión de minutos con esta guía de PowerShell.
Método 4. Exportar el buzón de correo de Office 365 a PST utilizando herramientas de exportación de PST de terceros.
Puedes utilizar muchas herramientas de exportación de buzones de correo de Office 365 de terceros, como SysTools Office 365 Export Software, Stellar Converter for Office 365 y CloudAlly Backup for Microsoft Exchange. Sin embargo, las tres soluciones de Microsoft mencionadas anteriormente podrían ser mejores, aunque requieren más esfuerzo..
A continuación se presentan los pros y los contras de las herramientas de exportación PST de terceros para ayudarle a tomar una decisión informada.
Ventajas
Exportación rápida y automatizada
Copias de seguridad en varios formatos
Exportación masiva
Dividir archivos PST para gestionarlos sin problemas
No se requieren conocimientos técnicos
Desventajas
Herramientas de pago
Funciones gratuitas limitadas
Versiones completas de software, normalmente caras
Las desventajas pueden ser menores y no necesitan ser un factor decisivo, pero los métodos manuales mencionados anteriormente (aunque más complejos) son gratuitos. No necesitas una herramienta externa ahora que tienes esta guía detallada sobre cómo utilizar las soluciones disponibles de Microsoft.
Método 5. Realiza una copia de seguridad de tu buzón de Office 365 automáticamente en formato PST [Recomendado].
Puedes realizar una copia de seguridad de un buzón de Office 365 en formato PST utilizando PowerShell, Outlook o eDiscovery, pero eso no guardará los datos en tiempo real. Estas herramientas no admiten la exportación automatizada. Wondershare UBackitpuede ser tu solución a ese problema, ayudándote a hacer copias de seguridad de cualquier archivo con facilidad.
Wondershare UBackit - Su fiable herramienta de copia de seguridad de correo electrónico
Realiza copias de seguridad de correos electrónicos en discos duros locales o dispositivos de almacenamiento externos de manera efectiva, segura y completa.
Proporciona copias de seguridad automáticas para respaldar tus archivos de correo electrónico diaria, semanal, mensual o continuamente.
Establece una contraseña para proteger tus copias de seguridad, manteniendo tus datos confidenciales en caso de robo, pérdida o compromiso.
Elige qué unidades, carpetas o tipos de archivo buscar y recuperar.
Admite copias de seguridad incrementales, que guardan solo los cambios realizados en tus archivos desde la última copia de seguridad, reduciendo el tiempo de respaldo y ahorrando espacio de almacenamiento.
He aquí cómo hacer una copia de seguridad del buzón de Office 365 a PST regularmente con UBackit:
- Abre Outlook e inicia sesión en tu cuenta de Office 365. Ve a Archivo > Añadir cuentasi no has conectado tu O365 con Outlook.
- Descargue, instale y ejecute UBackit. Haga clic enBackup en el panel de navegación izquierdo y seleccioneCopia de seguridad del correo electrónico
- Ubackit busca y muestra automáticamente los archivos PST de correo electrónico disponibles. Para proceder a la copia de seguridad, sólo tiene que marcar la casilla situada junto a la cuenta de correo electrónico deseada y hacer clic en el enlaceSeleccione
- Elija el destino de la copia de seguridad de su archivo PST de Office 365 y haga clic enBackup Puedes optar por hacer copias de seguridad de tus archivos localmente, en unidades externas o en un servidor NAS.
- Ubackit puede completar el proceso de respaldo en cuestión de segundos. Después, puedes dirigirte a la sección del gestor de copias de seguridad y utilizar el icono Schedule para configurar copias de seguridad automáticas diarias, semanales, mensuales o incluso ininterrumpidas que se ajusten a tus especificaciones únicas.
- Opcionalmente, puede hacer clic en el iconoBackup'para actualizar sus archivos PST de Office 365 en cualquier momento.
Conclusión
Exportar PST desde los buzones de Office 365 puede parecer complejo después de esta extensa guía, pero los pasos anteriores son los mejores para hacer una copia de seguridad de sus correos electrónicos. Guarde esta guía en sus marcadores para futuras referencias y programe copias de seguridad regulares con Wondershare UBackit para evitar perder correspondencia crítica.