Esta guía analiza por qué es crucial realizar copias de seguridad de los correos electrónicos de Outlook en Mac, cuáles son sus beneficios y te brinda información sobre algunos métodos diferentes para respaldar Outlook en Mac, incluyendo una guía paso a paso para cada uno de ellos.
Por qué realizar copias de seguridad de los correos electrónicos de Outlook en Mac
Como los profesionales suelen utilizar los correos electrónicos de Outlook para el trabajo, estos correos pueden contener datos sensibles y valiosos que no deben caer en manos equivocadas. Por eso, realizar copias de seguridad de los correos electrónicos de Outlook en Mac es vital para mantener esa información sensible segura.
Si tienes un Mac, los beneficios de hacer copias de seguridad serán los mismos que para un usuario de Windows. Aquí tienes algunos de ellos:
- Prevención de la pérdida de datos - La pérdida de datos puede ser frustrante cuando ocurre, y te sentirás mal contigo mismo si no has hecho copias de seguridad de tus datos importantes. Ya sea por un fallo del equipo o por un error propio, siempre debes tener copias de seguridad para recuperar datos esenciales de Mac. Cambiar entre múltiples dispositivos: Si tienes varios dispositivos, puedes pasar rápidamente de uno a otro y transferir de manera eficiente datos importantes de Outlook de un dispositivo a otro.
- Cambiar entre múltiples dispositivos - Si tienes varios dispositivos, puedes pasar rápidamente de uno a otro y transferir de manera eficiente datos importantes de Outlook de un dispositivo a otro.
- Cumplimiento de regulaciones - Algunas industrias requieren que los empleados realicen copias de seguridad de forma regular de los datos críticos de correo electrónico de Outlook, y debes cumplir con las normas.
Hay muchas más razones y beneficios para hacer copias de seguridad de los correos electrónicos de Outlook en Mac. Sea cual sea tu motivo, estas copias de seguridad pueden ser salvavidas en caso de un desastre, y debes respaldar los datos críticos con la mayor frecuencia posible.
¿Cómo funciona la copia de seguridad de Outlook en Mac?
A diferencia de utilizar la aplicación Outlook para realizar copias de seguridad de los correos electrónicos de Outlook en una máquina Windows, hacerlo en un Mac es ligeramente diferente. En concreto, la aplicación Outlook para Mac no exportará archivos .csv o .pst. En su lugar, Outlook para Mac creará un nuevo tipo de archivo: un archivo OLM con la extensión .olm.
Además, la aplicación Outlook para Mac tiene una opción incorporada para exportar todos los datos de correo electrónico de Outlook, lo que facilita aún más el proceso en comparación con una máquina Windows. Al utilizar la opción de exportación en la aplicación Outlook para Mac, los usuarios de Mac pueden exportar rápidamente los datos de correo electrónico de Outlook, como correos, calendarios, contactos, tareas y notas.
Mac a menudo almacena todos estos correos electrónicos en una base de datos de Outlook en el dispositivo, lo que facilita su transferencia a una unidad externa o una memoria USB y aumenta la seguridad de tus datos de correo electrónico de Outlook. Los datos de correo electrónico de Outlook guardados facilitan la recuperación de tus correos electrónicos críticos de Outlook en caso de un desastre.
¿Dónde guarda Mac los archivos de Outlook?
Dado que el macOS de Apple es inherentemente diferente al sistema operativo Windows, también es diferente la forma en que Mac guarda los archivos. El explorador de archivos y las carpetas son diferentes en Mac. No encontrarás los archivos de Outlook en un Mac de la misma manera que en una máquina con Windows.
- Para ubicar los archivos de Outlook en una computadora Mac utilizando Outlook 2011 o una versión anterior, debes ir a:
/Usuarios/<nombre_de_usuario>/Documentos/Datos de usuario de Microsoft/Identidades de Office 2011/Identidad principal
- Para ubicar los archivos de Outlook en una computadora Mac utilizando Outlook 2016 o una versión más reciente, debes ir a:
/Usuarios/<nombre_de_usuario>/Library/Group Containers/UBF8T346G9.Office/Outlook/Perfiles de Outlook/Perfil principal
Debes saber qué versión de Microsoft Outlook utilizas para encontrar los archivos de Outlook en una máquina Mac. Cuando encuentres los archivos de Outlook, puedes pasar a diferentes métodos para hacer una copia de seguridad de los datos de Outlook en Mac.
Tres métodos para hacer una copia de seguridad de los correos electrónicos de Outlook en Mac
Existen varias formas de hacer una copia de seguridad de los archivos de Outlook en Mac. Debes utilizar el método con el que estés más familiarizado. Por ejemplo, usar Time Machine puede ser fácil si lo has utilizado previamente para otras copias de seguridad. A continuación se presentan los tres principales métodos para hacer una copia de seguridad de Outlook en Mac.
Método 1: Hacer una copia de seguridad de Outlook utilizando Outlook para Mac
La forma más obvia de hacer una copia de seguridad de los correos electrónicos de Outlook en Mac es utilizar la aplicación Microsoft Outlook. Dado que ya utilizas los correos electrónicos de Outlook, es probable que estés familiarizado con la aplicación Outlook. No obstante, esto es lo que debes hacer para hacer una copia de seguridad de los correos electrónicos de Outlook en Mac a través de la aplicación Microsoft Outlook:
- Abre la aplicación Microsoft Outlook en tu Mac.
- Haz clic en la pestaña Herramientas en la esquina superior izquierda y selecciona la opción Exportar.
- Selecciona todos los datos de correo electrónico que deseas respaldar en la siguiente pantalla y presiona Continuar.
- Elige el destino de respaldo y haz clic en Guardar.
- Finalmente, haz clic en el botón Finalizar.
Has exportado tus datos de Outlook a un archivo de archivo o .olm. Deberías poder encontrar ese archivo en la carpeta que seleccionaste durante el paso 5. Puedes guardar ese archivo .olm en una unidad externa, una memoria USB o donde quieras para mantenerlo seguro.
Método 2: Hacer una copia de seguridad de Outlook utilizando Time Machine
El siguiente método implica el uso de la aplicación Time Machine de macOS, una solución incorporada de Apple que se ocupa de todo tipo de copias de seguridad. Si estás familiarizado con esta aplicación, no tendrás problemas para hacer una copia de seguridad de los archivos utilizando Time Machine. Si estás familiarizado con esta aplicación, no tendrás problemas para hacer una copia de seguridad de los archivos utilizando Time Machine:
- En el escritorio, localiza el menú Apple en la esquina superior izquierda y selecciona Preferencias del Sistema.
- Haz clic en General y selecciona Time Machine.
- Haz clic en el botón Agregar disco de respaldo.
- Selecciona el disco externo donde deseas hacer la copia de seguridad y haz clic en el botón Configurar disco.
- En la siguiente pantalla, puedes encriptar tu copia de seguridad, momento en el que deberás ingresar una contraseña y una pista de contraseña, o puedes desactivar la encriptación. Haz clic en Hecho.
La aplicación Time Machine tomará algún tiempo para completar la copia de seguridad. Realizará automáticamente la copia de seguridad de tus datos si mantienes la unidad externa conectada a tu Mac y tu Mac conectada a un cable de carga. También detectará tus archivos .olm (tus correos electrónicos de Outlook) y los respaldará en la unidad externa.
Método 3: Hacer una copia de seguridad de los correos electrónicos de Outlook en Mac utilizando software de respaldo de correo electrónico de Outlook
Si no deseas utilizar Microsoft Outlook o Time Machine de Apple por alguna razón, siempre puedes buscar aplicaciones de terceros para hacer copias de seguridad de tus correos electrónicos de Outlook. Hay varias aplicaciones disponibles para Mac y puedes encontrarlas en línea. Si buscas estas aplicaciones de respaldo de correo electrónico de Outlook, verás muchas que puedes usar para hacer copias de seguridad de tus correos electrónicos de Outlook en Mac.
Tienen varias características y diferentes ventajas y desventajas. Algunas son gratuitas, mientras que debes pagar por otras. Sin embargo, lo que es cierto para la mayoría de estas herramientas de respaldo de Outlook es que son excelentes y hacen un trabajo fantástico. No obstante, es crucial utilizar aplicaciones de marcas y fuentes confiables. De lo contrario, podrías quedarte sin copias de seguridad de tus correos electrónicos de Outlook. Incluso peor, podrías dañar el sistema de tu Mac.
Conclusión
Hacer copias de seguridad de los correos electrónicos de Outlook en Mac es tan esencial como en otros sistemas como Windows. Debes hacerlo tan frecuentemente como sea posible si no quieres perder datos vitales de tus correos electrónicos de Outlook. Hacer copias de seguridad de los correos electrónicos de Outlook previene la pérdida de datos y facilita el uso de múltiples dispositivos, la migración a un nuevo sistema y el cumplimiento de regulaciones.
Existen diversas herramientas para Mac que pueden ayudarte a lograrlo en un sistema Mac. Puedes utilizar la aplicación Outlook de Microsoft para exportar los datos de tus correos electrónicos de Outlook, los cuales luego puedes guardar en una ubicación segura. Alternativamente, puedes utilizar la aplicación Time Machine de Apple para hacer copias de seguridad automáticas de todos los datos, incluyendo los correos electrónicos de Outlook. También existen aplicaciones de terceros que hacen que este proceso sea muy sencillo.